¿Qué es el control de gestión de la empresa?
Como su propio nombre indica el control de gestión en una empresa es controlar que todas las gestiones de la empresa se hagan de acuerdo a sus principios y al camino que se ha marcado desde la dirección para alcanzar su objetivo.
Normalmente el controller se encarga de estudiar lo que ha ocurrido en la empresa de forma histórica, pero el control de gestión se encarga de algo más puesto que analiza lo sucedido, establece los mecanismos de detección de desviaciones para que salten las alarmas cuanto antes y se puedan así tomar las decisiones necesarias sin demorarse en el tiempo. Y es que en la empresa, una detección a tiempo del problema y una solución efectiva y rápida nos supondrá un ahorro importante de dinero. Y en caso de que todo haya salido según lo previsto, analizar la forma de mantenerse o crecer dependiendo de la estrategia.
Hablar de este tema puede ser tan extenso como queramos, porque es un tema que da para mucho y los que somos expertos en esto lo sabemos bien. Hay diferentes teorías, diferentes caminos de conseguir el objetivo porque, esto no es una ciencia exacta. Pero el objetivo esta claro, maximizar la rentabilidad de la empresa.
¿Quién se encarga de llevar a cabo el control de gestión?
En pequeñas empresas, esta labor la suele desempeñar el administrador o el dueño, pero esta persona no puede encargarse exclusivamente de este tema, porque tiene que encargarse del trato con sus trabajadores, de la labor comercial, de tener la tesorería suficiente para cumplir con sus pagos, de sus clientes y de apagar todos esos fuegos que aparecen a lo largo del día. Es aquí donde aparece la figura del controller o del control de gestión.
Son pocas las pymes o autónomos que tienen una persona dedicada a este fin porque no se lo pueden permitir. Pero los tiempos cambian y gracias a la tecnología, esta labor se puede externalizar. Y con el paso del tiempo, aquellas empresas que no hayan invertido en esta labor van a estar en desventaja con el resto de empresas.
¿Puede mi empresa beneficiarse del control de gestión?
Si. Independientemente del tipo de empresa que tengas, incluso si eres autónomo puedes beneficiarte.
Algunas empresas pensarán que este es un servicio que no se pueden permitir. Pero nosotros no estamos hablando de establecer un control de gestión de una multinacional que probablemente tengan internalizado este departamento.
Estamos hablando de un servicio que se puede externalizar y encargar a una empresa o persona especialista en estos servicios. Se puede empezar con algo básico como una hoja de tesorería que consiga que no haya tensiones de liquidez en la empresa y que ese recibo que nos han pasado por banco y que teníamos completamente olvidado no eche por tierra nuestras previsiones de pago, con las consecuencias que esto puede llevar, desabastecimiento de proveedores, trabajadores descontentos y por supuesto que no tengamos que correr al banco a negociar esa póliza de crédito a unos intereses desorbitados. ¿Te imaginas los quebraderos de cabeza que te ahorraría?
Se trata de empezar con poco para ir a más, de algo más básico a algo más complejo dependiendo de la dimensión de la empresa. Algo accesible para la empresa en la que conforme se vayan cumpliendo los objetivos se vaya avanzando hasta llegar a un sistema optimizado.
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¿De qué se debe ocupar la persona encargada del control de gestión?
- Debe ser capaz de obtener indicadores que le digan el estado en el que se encuentra la empresa. Es decir debe analizar y estudiar la situación económica y financiera de la empresa. El punto de partida de estos indicadores debe ser la contabilidad la cuál debe de estar actualizada para que su análisis tenga sentido. No nos sirve hacer análisis sobre una contabilidad desactualizada, puesto que la situación que teníamos hace dos meses no es la misma que ahora.
- Debe de tener mecanismos que le permita establecer diferentes escenarios para poder definir una estrategia y una toma de decisiones según el escenario que veamos más probable. Normalmente se suele trabajar con escenarios en función de la incertidumbre de las variables. Así puede haber escenarios positivos, negativos o neutros. Si somos capaces de establecer el riesgo de cada uno de estos escenarios podremos tomar decisiones más arriesgadas o más conservadoras pero siempre sabiendo el coste de oportunidad o el riesgo de cada una de las opciones.
Tan importante como decidir la estrategia es tener definido las acciones a llevar a cabo en caso de emergencia. Pero claro, no podemos tener un plan de emergencia para cada situación por el coste que esto nos llevaría, sobre todo en pequeñas empresas, pero si podemos y debemos de tener un plan que nos permita conocer la situación en el menor tiempo posible. Y esto se hace con un buen plan financiero dinámico en el que se pueda cambiar las variables y volver a tomar decisiones en un pequeño margen de tiempo. Y es que la economía de la empresa está viva y va fluctuando. Nosotros debemos acompañar nuestro estudio a esas fluctuaciones. No podemos pensar que una vez que hayamos hecho un plan va a permanecer así eternamente. Hay que actualizarlo continuamente, pero con más énfasis en tiempos duros.
Conclusiones
El grado de complejidad del control de gestión de la empresa dependerá de la dimensión de ésta y del número de departamentos que tenga. Cuantos más departamentos tenga más compleja será la labor de establecer mecanismos de conexión entre ellos que nos aporten valor y conocimiento del departamento en sí mismo y de la incidencia que tiene con el resto de departamentos y con la empresa en su conjunto. Imaginemos una empresa de producción de calzados en la que haya un departamento de producción de zapatos y otro de producción de deportivas. Puede que uno de estos productos nos deje más rentabilidad que otro, pero quizá la rentabilidad económica no sea solo un parámetro por el que tengamos que decidir dejar de fabricar el menos rentable, puesto que ese producto que nos da menos rentabilidad, nos puede estar aportando beneficios colaterales difíciles de cuantificar, por ejemplo la imagen o la marca que necesitamos para mantenernos posicionados en el sector. Pero para poder tomar decisiones óptimas tenemos que tener un control de mandos adecuado que permitan ver los costes de oportunidad y así decidir con garantías.
Es algo que está al alcance de todos. Cualquier empresa, pyme o autónomo puede beneficiarse de este servicio. Te animo a que lo pruebes y seguro que no te arrepientes. Pregúntanos y resolveremos todas tus dudas.
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